エクセルなどで作った表を印刷してFAXで送るのは、オフィスでよく見かける光景です。
例えば、『発注書』,『各種指示書』,『勤怠表』,『各種実績表』などです。
FAXを送信後、用紙は即シュレッダーへ.....という資源のムダ使いをされているかも知れません。
FAXを受け取った側は、表を見ながら別のシステムに手入力することも多いと思います。
通信費,人件費,消耗品費など、必要なコストは、量に比例して増大します。
単調な作業で、急いでいるときはイライラしたり、苦痛な仕事かも知れません。
その上、転記ミスをすると、送った側、受けた側、ともに悲しい事態に陥ります。
改善する方法は、ないでしょうか？
WindowsのFAXサービスや市販のFAXソフトを使うと、印刷せずに送信できます。
また、アプリケーションからダイレクトにfaxcomを使って送信することも可能です。
送る側の作業が省力化される点は大いに有効です。
しかし、受けった側のパソコンで受信した情報を使いたい場合、転記は避けられません。
表をメールに添付する方法も考えられます。
確かに用紙の消費は抑えられますが、操作はかえって煩雑になります。
その上、メール特有の見落としや誤った削除などのヒューマンエラーの不安も拭いきれません。
VPN(virtual private network)を使う方法もありますが、VPNには、それなりの制約を伴います。
VPNは幅広く強力な共有を実現し、信号も暗号化された高度な機能です。
しかし、その分、回線などの負荷も高いので、1回線あたりの収容台数が制限されます。
LANと同様の共有なので、見られたくない情報を隠すことにも迫られるかも知れません。
送る側のパソコンにも設定が必要なのは、大きなハードルになることがあります。
他に、FTPによるファイル転送やデータベースの通信ポートを開けて受ける方法もあります。
どちらも通信や情報伝達の効率は高いですが、受信側のガードが甘くなります。
いったん受け取った情報を削除や変更されると、トラブルが起こる危険があります。
この方法を使う前提として、送信者との間に高い信頼関係が必要です。
FAXと同じように、サッとつないで、パッと送り、終わったらきれいサッパリ.....
しかも軽い！.....ついでに安い！.....理想は、コレですよね！
そんな都合のよい魔法のような方法は.....っと
ホームページからJPGなどの画像を登録できることをご存知ですか？
この機能をアレンジすると、CSV形式の表を遠隔地のデータベースに渡すことが可能になります。
httpの通信は遮断され難いので、多くの場合、ルータ等の通信機器に特殊な設定は不要です。
しかも、送る側のパソコンに必要なのはブラウザだけです。
既にブラウザが使える状態なら、何もインストールする必要はありません。
ブラウザなので、複数の送信先への接続もhttpのアドレスを変えるだけで可能です。
アプリケーションで表を作成していれば、僅かな改造で、ファイル出力に変更できるでしょう。
今では、月額固定の料金でインターネット回線を常時利用できるオフィスは珍しくありません。
月額固定の料金なら、FAXと違って従量的な課金は無いので、いくら使っても実質0円です。
受け取った情報はデータベースに蓄えられ、後続の処理で思い通りに活用できます。
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